EFFIZIENTES DATENMANAGEMENT IM CONTROLLING
Eine Fallstudie zur Harmonisierung von Kennzahlen
In der modernen Geschäftswelt bilden präzise und konsistente Daten das Fundament für fundierte Entscheidungen und erfolgreiche Strategien. Im Controlling spielt dies eine zentrale Rolle, da die hier ermittelten Kennzahlen entscheidend für die Steuerung und Bewertung der Unternehmensleistung sind. Doch was passiert, wenn dieselben Kennzahlen in verschiedenen Berichten andere Werte aufweisen, obwohl sie auf denselben Daten basieren? Verwirrung, ineffiziente Prozesse und im schlimmsten Fall Fehlentscheidungen sind die Folge. Das AMAG-Controlling widmete sich schon früh dem Thema „effizientes Datenmanagement“ und führte 2012 mit „LucaNet“ ein System ein, das einen zentralen Abruf der Kennzahlen ermöglicht.
Selbe Kennzahl, anderer Wert
In der Vergangenheit war die Berichterstattung in den einzelnen Gesellschaften durch unterschiedliche Berechnungen und Interpretationen der gleichen Kennzahlen geprägt.
Die Notwendigkeit der Vereinheitlichung
Es wurde deutlich, dass zur Vermeidung ineffizienter Prozesse eine Daten- und Berichtsvereinheitlichung erforderlich ist. Dies bedeutete nicht nur die Einführung einer einheitlichen Berechnungsmethode für die relevanten Kennzahlen, sondern auch die Schaffung eines zentralen Systems, das sicherstellt, dass alle Abteilungen auf dieselbe Datengrundlage zugreifen. Das Ziel war es, eine konsistente und transparente Berichterstattung zu gewährleisten, die den Entscheidungsträgern verlässliche Informationen liefert und welche die Effizienz der Berichtsprozesse erhöht.
Einführung des neuen Datenmanagementprozesses
Um das Problem zu lösen, wurde ein standardisiertes System zur Erfassung der benötigten Daten implementiert. Besonders wichtig war die Aufarbeitung des Datensammelprozesses, insbesondere die Frage: Von welcher Abteilung erhalte ich welche Daten und vor allem wann. Mit einer Auflistung der Ursprungsdaten war Schritt 1 geschafft. Im „neuen“ Datenmanagementprozess werden die Kennzahlen in den Fachabteilungen berechnet und ans Controlling gesendet. Die Controlling-Abteilungen erfassen gebündelt die Daten in einem zentralen System (LucaNet). Copy-Paste-Fehler im Controlling werden durch standardisierte Vorlagen mit Verknüpfungen zu LucaNet vermieden. LucaNet ist eine Softwarelösung, die speziell für Finanzplanung, Konsolidierung und Controlling entwickelt wurde, um eine konsistente und fundierte Datenbasis zu gewährleisten. Dieses System ermöglicht die zentrale Speicherung, Konsolidierung und Aufbereitung aller relevanten Daten für Berichtszwecke.Eine effektive Datenharmonisierung beruht häufig auf der genauen Festlegung von Definitionen. In enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen wurden Definitionen, standardisierte Vorlagen sowie ein genauer Ablauf (Wann werden welche Daten geliefert?) entwickelt und im Controlling-Manual dokumentiert. Die Umstellung von manuellen Berechnungen auf automatisierte Verfahren hat die Effizienz erhöht und Ressourcen eingespart. Die Datenbasis gewährleistet nun konsistente sowie transparente Kennzahlen, die für Veröffentlichungen zentral aus LucaNet entnommen werden können. Daher orientiert sich der Aufbau der monatlich zentral erfassten Daten hauptsächlich am Finanzbericht sowie der nichtfinanziellen Erklärung (= ESG).
Hauptnutzen des verbesserten Datenmanagementprozesses
Die zentrale Speicherung der Daten in LucaNet ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgbarkeit der Datenquellen und -berechnungen, was einen großen Benefit für Audits darstellt. Anhand des Geschäftsberichts wird die Wichtigkeit von standardisierten Definitionen und Kennzahlen deutlich. Mithilfe einer weiteren Software, Firesys, können zentral erfasste Daten (aus LucaNet) nahtlos in Excel/Word integriert werden. Dies ermöglicht es, mit nur einem Klick umfangreiche Mengen an Datentabellen, Diagrammen aber auch Zahlen im Text effizient und präzise zu aktualisieren. Zusammengefasst liegt der Hauptvorteil der Implementierung eines Datenmanagementprozesses in der Abschaffung manueller Berechnungen und der Vermeidung doppelter Datenerhebung. Mit LucaNet können Daten über Schnittstellen hochgeladen, gefiltert, sortiert und ausgewertet werden. Zudem erlaubt die zentrale Plattform mehreren Personen gleichzeitig auf dieselben Daten zuzugreifen und diese effizient weiterzuverarbeiten. Die Einführung von standardisierten Prozessen und die Nutzung moderner Systeme wie LucaNet oder Firesys hat die Berichterstattungsqualität der AMAG erheblich verbessert.
Der Erfolg dieses Projekts zeigt, wie wichtig ein konsistentes und gut organisiertes Datenmanagement im Controlling ist - ein unverzichtbarer Faktor für die erfolgreiche Steuerung eines Unternehmens.
